Vermeide diese Fehler auf deiner To-Do-Liste!
Warum dich deine To-Do-Liste stresst und wie du das sofort änderst
Darf ich vorstellen? Das ist das neue SinnWunder Maskottchen Paula und ihr Hund Rosi. Die liebe künstliche Intelligenz von Google Gemini hat uns mit Nano Banana Pro das Maskottchen und die Comic-Strips erstellt und ich war positiv überrascht, wie gut das funktioniert hat.
Ja, Dinge müssen getan werden. Täglich. Und wenn man nicht mit einem Super-Hirn ausgestattet ist, muss man sich Aufgaben aufschreiben. Bestimmt machst du das auch so. Falls dich deine To-Do-Liste stresst, oder du negative Gefühle mit ihr verbindest, dann könnte es sein, dass du sie nicht richtig führst. Dieser Beitrag soll dir helfen, Fehler zu erkennen und eine ganz neue Einstellung zu deiner Aufgaben-Liste zu bekommen.
Die Vorteile einer To-Do-Liste
Schauen wir mal auf die klaren Vorteile einer To-Do-Liste, denn entgegen mancher Kritiker, bin ich der Überzeugung, dass es Sinn macht Aufgaben zu notieren.
- Was auf der Liste steht macht dir den Kopf frei! Man nennt es den Zeigarnik-Effekt (ich schreibe dazu noch am Ende des Beitrags etwas ausführlicher dazu)
- Du erhältst einen guten Überblick, was alles ansteht und kannst dir Klarheit über alle Aufgaben verschaffen
- Du kannst Stress reduzieren und verpasst keine Deadlines mehr
- Der sichtbare Erfolg beim Abarbeiten stimmt positiv und das Abhaken oder Durchstreichen von Aufgaben wirkt wie eine Belohnung im Gehirn
Schritt für Schritt zur optimalen To-Do-Liste
Schritt 1: Brain-Dump – Entleere deinen Kopf
Stehen auf deiner aktuellen To-Do-Liste 354 Aufgaben? Dann war das wohl eher ein Brain-Dump, als eine Auflistung deiner aktuellen Aufgaben. Diese Liste wird dich auf jeden Fall überfordern und du wirst sie wohl eher im Planer verstecken wollen, als damit zu arbeiten. Aber warte! Wirf sie nicht weg, denn wenn es sich tatsächlich um einen Brain-Dump handelt, dann ist das jetzt die Basis mit der du anfangen kannst, System und Ordnung zu schaffen.
Sich einmal wöchentlich alle, und ich meine wirklich ALLE, Aufgaben, Ideen oder Gedanken auf ein Blatt Papier zu schreiben ist ein super Start. Hab einfach ein leeres Blatt Papier bereit und schreib drauf los. Es gibt keine Regeln.
Schreib auch auf, was du nur zu deinem eigenen Vergnügen machen willst.
Bei mir ist dieses Brain-Dump-Blatt immer ganz vorne im Planer in der Inbox. Ganz vorne ist der beste Platz, damit du schnell darauf Zugriff hast, wenn dir etwas einfällt, oder dir jemand eine Info weitergibt, die du notieren musst.
Mindestens einmal die Woche muss diese Abteilung dann umsortiert und strukturiert werden.
Wenn du irgendwann ein „alter Hase“ bist, kannst du diesen Schritt auch umgehen und die Zuordnung direkt in die richtige Liste machen.
Schritt 2: Aufgaben in Kategorien einteilen
Der nächste wichtige Step ist das zuordnen. Nimm dir am besten Stifte in verschiedenen Farben und markiere, was zur gleichen Kategorie gehört.
Beispiele für Kategorien deines Brain-Dumps:
- Beruf
- Privat
- Haushalt
- Wichtig
- Dringend
- Projekte (mehr als 3 Schritte bei der Umsetzung)
- Ideen
- Termine
- Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben
- Familie
- Besorgungen
- Hobby
Schritt 3: Termine
Wenn Termine auf deinem Zettel standen, dann notiere sie gleich im Kalender. Woanders gehören sie nicht hin.
Schritt 4: Finde die richtigen Listen für deine Aufgaben
Diese Listen können dich bei deiner Planung optimal unterstützen:
1. Tracker für monatlich oder wöchentlich wiederkehrende Aufgaben
Alles was wöchentlich oder monatlich wiederkehrend getan werden muss ist besser in einem Tracker aufgeboben. So sparst du dir das ständige Aufschreiben und musst nur abhaken, wenn es erledigt wurde. Mit einem Blick siehst du hier, wann das Sieb des Geschirrspülers das letzte Mal gereinigt wurde und ob die Blumen schon gegossen wurden. Versuche auch kleine wöchentliche Aufgaben sinnvoll in deine täglichen Routinen zu integrieren, dann werden sie schnell zum Selbstläufer und du sparst Zeit und Energie.
TIPP 1: Aufgaben, die vielleicht nur einmal oder zweimal im Jahr erledigt werden müssen kannst du z.B. mit einem Kringel oder Textmarker vermerken, damit du siehst in welchem Monat die Aufgabe erledigt werden muss.
2. Routinen
Hast du schon mal analysiert, wie dein Tagesablauf genau aussieht? Was machst du ganz automatisch, ohne darüber nachzudenken? Genau das sind Routinen. Hier steckt viel Power darin, weil du diese Dinge tust, ohne vorher auf eine To-Do-Liste zu sehen, geschweige denn darüber nachzudenken. Zu verschiedenen Zeitpunkten tun wir, wie im Auto-Pilot, bestimmte Dinge. Wenn man das einmal schriftlich festhält, kann man erkennen, wo man schnell etwas mit erledigen könnte. Man sieht aber auch, wo man eventuell Zeitfresser im Tagesablauf hat, oder wo sich die Routine verbessern lassen könnte. In unseren Kalendern sind ganz vorne Felder für diese Routinen, die auch beim Planen helfen.
3. Projektlisten
Wenn eine Aufgabe sehr groß ist, sagen wir mal, du möchtest deine Küche renovieren, oder das Wohnzimmer umgestalten, dann würden diese Aufgaben deine To-Do-Liste und dich überfordern. Nimm dir also eine gesonderte To-Do-Liste oder einen Zettel und notiere dir das Thema des Projekts und zerpflücke es in viele kleine Aufgaben. Auch hier Wichtigkeit und Deadlines nicht vergessen. Versuche auch abzuschätzen, wie lange die einzelnen Teilschritte dauern könnten. Wenn sich in deinem Tagesablauf ein geeignetes Zeitfenster auftut, kann einer der Schritte erledigt werden.
4. Die Langzeit- und Ideen-Liste
Hier sammelst du Aufgaben, die keinen zeitlichen Druck haben, die du aber nicht aus den Augen verlieren möchtest. Das können auch schöne Projekte oder Unternehmungen sein, die dir einfach Freude bereiten. Erst wenn du einen dieser Punkte aktiv umsetzen willst, wandert er auf die To-Do-Liste, oder du machst es einfach zu einem passenden Zeitpunkt, der sich spontan ergibt.
P.S. Das Register in der Bildern gibt es übrigens neu im Shop. Es lässt sich für fünf Einteilungen mit den Tabs oben oder seitlich gestalten und hat ein edles Silber-Embossing. Register-Sticker sind auch mit im Set dabei. ;)
5. Monatslisten
Jedes der 12 Monate hat seine besonderen Herausforderungen, die sich jedes Jahr wiederholen. Die Steuererklärung machen, den Rasen vertikutieren, oder bei mir, die Druckdateien für die neuen Kalender erstellen. Da diese Aufgaben in einem bestimmten Monat erledigt werden müssen, macht es Sinn diese auch gleich in einer Monatsliste zu erfassen. Ich mache das immer in unseren MonthlySinn Monatsplaner, weil hier, neben der Monatsübersicht, noch Platz für To-Do’s und Notizen sind. Du kannst aber auch ToDo-Listen nutzen, oben das Monat notieren und diese an der jeweiligen Stelle im Planer einheften. Sie können dann sogar jedes Jahr wiederverwendet werden.
6. Geschenk-Ideen für Geburtstage oder Weihnachten
Oft erwähnen Freunde und Familie Dinge ganz beiläufig, die sie sich wünschen würden. Oder du hast einen spontanen Einfall, oder siehst etwas, was ein perfektes Geschenk für jemanden sein könnte. Super, wenn du dann schon eine Liste im Planer hast, wo diese Geschenk-Ideen festgehalten werden können. Unser Geburtstagsplaner kommt übrigens schon mit Geschenke-Listen und im Weihnachtsplaner gibt es ebenfalls eine Abteilung für Geschenk-Ideen für Weihnachten. Ein ganz normaler Zettel tut es aber auch.
7. Check-Liste für wiederkehrende Aufgaben
Es gibt so viele wiederkehrende Projekte! Sie benötigen mehr als drei Steps, man macht es nicht täglich, manchmal vielleicht nur einmal im Jahr, und jedes Mal muss man wieder überlegen, wie der Vorgang beim letzten Mal war. Leg dir für solche Fälle eine Art Checkliste an. Das spart dir Zeit und du vermeidest Fehler.
Wenn du alles, was auf deinem Brain-Dump-Zettel stand in die vorher erwähnten Listen verteilt hast, sollten jetzt nur noch Aufgaben übrig sein, die gerade außerhalb deiner täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Routine anfallen.
- Notiere kurz, aber präzise was getan werden muss
- Mach die Wichtigkeit ersichtlich, indem du die Priorität mit A – B – C kennzeichnest, oder per Color-Coding hervorhebst, was besonders wichtig ist
- Notiere Deadlines dazu, wenn die Aufgabe bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein muss
- Überlege, wie groß der zeitliche Aufwand sein könnte
- Unterteile größere Aufgaben in kleinere Teilschritte. Bei mehr als drei Schritten ist es schon ein Projekt und sollte in eine Projekt-Liste übernommen werden.
Die 2-Minuten-Regel
Diese Regel wird sehr oft im Zusammenhang mit To-Do-Listen erwähnt und es ist damit gemeint, dass alles, was weniger als 2 Minuten dauert, sofort erledigt werden und nicht erst auf der To-Do-Liste landen soll.
Es kommt aber, wie ich finde, auf die Situation an. Klar, wenn ich gerade im Haus unterwegs bin und mir fällt ein, dass ich schnell die Glühbirne wechseln könnte, die seit zwei Wochen ausgefallen ist, dann schreibe ich es nicht auf, sondern mache es schnell. Manchmal fallen mir aber solche kurze Aufgaben ein, kann sie aber NICHT SOFORT erledigen, weil ich abends um 20:30 Uhr nicht den Termin beim Zahnarzt vereinbaren kann. Schreibe ich es nicht auf, vergesse ich den Anruf am nächsten Tag wieder.
Schritt 6: Dein Tages- oder Wochenplan
Wenn du Aufgaben in deine Tages- oder Wochenplanung übernimmst, achte bitte auf folgendes:
- Wie viel Zeit wird benötigt?
- Plane Puffer ein und plane nicht zu knapp
- Wie viel Zeit hast du an diesem Tag tatsächlich zur Verfügung?
- Wann bist du körperlich und seelisch in der besten Verfassung dafür
- Aufgaben mit einer Deadline nicht zu spät einplanen, damit Zeit für Unerwartetes bleibt
- Versuche nicht mehr als drei wichtige Aufgaben an einem Tag zu planen
- Versuche ein tägliches Highlight zu planen, auf das du dich freuen kannst
Vergiss nicht:
- Rom wurde nicht an einem Tag erbaut und deine große To-Do-Liste muss auch nicht an einem Tag abgearbeitet werden.
- Frag nach Hilfe
- Gefälligkeiten für andere hinterfragen und ehrlich sagen, dass du es nicht schaffst
- Delegiere einen Teil der Aufgaben. Nicht alles liegt nur in deiner Verantwortung
- Kuchen kaufen statt selber backen ist auch kein Weltuntergang
Klingt zwar komisch, ist es aber nicht! Natürlich sind die wenigsten Menschen in freudiger Erwartung die Steuererklärung zu machen oder die Fenster zu putzen, aber das ist ja nicht die Schuld deiner To-Do-Liste! Viel schlimmer wäre es doch, diese Liste NICHT zu haben, etwas zu vergessen und dann mit den Konsequenzen leben zu müssen. Die können natürlich mehr oder weniger schwerwiegend sein und manche machen sich nicht sofort bemerkbar, aber auf die Dauer holen sie dich doch ein, oder verschlimmern eine Situation.
Alles was es braucht, ist die Einstellung dazu zu verändern und sich darauf zu freuen, wenn ein Haken hinter die Sache gemacht werden kann!
Artikel aus diesem Beitrag
Der Zeigarnik-Effekt
Das hat mir Gemini zum Thema Zeigarnick-Effekt ausgegeben:
Der Zeigarnik-Effekt ist eines dieser psychologischen Phänomene, die man ständig im Alltag erlebt, ohne es zu merken. Benannt ist er nach der sowjetischen Psychologin Bluma Zeigarnik, die ihn in den 1920er Jahren entdeckte.
Laut Zeigarnik erzeugt jede bewusste Aufgabe eine psychische Spannung. Diese Spannung hält die Information in unserem Arbeitsgedächtnis "wach". (Anmerkung von mir: Das ist ja fast wie beim PC-Arbeitsspeicher. Wenn der überladen wird, ist der PC super langsam und nichts geht vorwärts.)
- Unerledigt: Das Gehirn bleibt im Alarmzustand, um die Aufgabe nicht zu vergessen.
- Erledigt: Die Spannung entlädt sich, das Gehirn hakt die Sache ab und schafft Platz für Neues (kognitive Entlastung).
Der Zeigarnik-Effekt ist auch der Grund, warum wir nachts wach liegen und an die E-Mail denken, die wir noch nicht abgeschickt haben. Unerledigte To-dos verursachen Stress, weil das Gehirn sie ständig wieder aufrufen muss.
Eine einfache To-do-Liste kann den Effekt austricksen. Wenn du etwas aufschreibst, akzeptiert das Gehirn den Plan als eine Art Teil-Abschluss und lässt die Spannung vorerst nach.
Mein Mathelehrer hätte jetzt gesagt: „Quod erat demonstrandum“ = „Was zu beweisen war“. Also ran an den Brain-Dump und dann ab auf die Couch!
Weitere "Helferchen" zum Thema To-Do-Listen führen
Ich hoffe, dass dir der Beitrag helfen konnte, deine To-Do-Liste ins Herz zu schließen.
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In diesem Sinne wünscht dir das SinnWunder-Team Happy Planning und eine tolle Zeit!
Deine Nicole vom SinnWunderTeam
