Zeit gewinnen mit Time Blocking

Wenn Du oft gestresst und überwältigt von all den ToDos bist, die Du unbedingt schaffen willst und Dich manchmal wie im Hamsterrad fühlst, oder Deine persönliche Me-Time immer zu kurz kommt, dann lies jetzt weiter. Denn mit Hilfe des Time Blockings wird sehr deutlich, was wir theoretisch natürlich alle wissen, aber oft vergessen, dass der Tag eben nur 24 Stunden hat und dass wir persönliche Bedürfnisse haben, die nicht zu kurz kommen dürfen.

Lies hier, wie Du die Time Blocking Methode am besten für Dich ausprobieren und umsetzen kannst.

Das brauchst Du, um mit Time Blocking zu starten:

So fängst Du mit dem Time Blocking an

Schritt 1: Aufgabengebiete, Routinen, Termine und ToDos

• Überlege Dir, in welche Themengebiete Deine Aufgaben unterteilt werden können und weise Ihnen jeweils eine Farbe zu. Im Bild oben siehst Du meine Beispiel-Themen, die ich für diesen Artikel verwendet habe. Deine Aufteilung kann aber natürlich auch ganz anders aussehen, wenn Du das Time Blocking z.B. beruflich oder für die Schule nutzen willst.
• Alle fixen Termine müssen sofort in den Kalender eingetragen werden. Die Frage nach dem "Wann?" erübrigt sich hier, da der Zeit-Block vorgegeben ist. Vergiss bei diesen Eintragungen aber nicht eventuelle Vorbereitungs-, Fahr- oder Wartezeiten mit einzuplanen.

• Schreibe Dir nun alle Aufgaben die Du in dieser Woche erledigen willst, oder musst, auf eine ToDo-Liste oder Blatt Papier. Gerne kannst Du hier schon farbig markieren zu welcher Kategorie die ToDos gehören und welche sehr wichtig sind.
• Lege Dir für langfristige oder größere Projekte eine separate ToDo-Liste an und unterteile das Mammut-Projekt in kleinere Teilschritte, die dann bei passender Gelegenheit in die Wochenliste übernommen werden können.
• Werde Dir klar über tägliche Routinen, die, immer gleich ablaufend, nicht jedes Mal ausführlich in den Kalender aufgenommen werden müssen.

Schritt 2: Zeit- und Aufgabeneinteilung

So, nun geht es daran Deine Aufgaben sinnvoll und machbar in den Kalender mit Zeit-Blöcken zu übertragen!

• Markiere Dir zunächst Deine Routinen im Kalender, also die Zeiten, die täglich gleich ablaufen (müssen). Ist ein Termin in der Routine-Zeit eingetragen, weißt Du gleich, dass an diesem Tag alles etwas "außer Plan" laufen wird. In unserem Fall aber nicht wirklich, weil es uns ja bewusst ist und die Planung drum herum adaptiert wird. Beispiel für eine Abendroutine wäre z.B.: kochen, Abendessen, Küche aufräumen, Geschirrspüler anmachen und Vorbereitungen für den nächsten Tag machen.
• Überlege, welche Aufgaben sehr wichtig sind und eventuell eine Deadline bzw. Frist haben (z.B. Abgabetermine). Diese werden zuerst eingetragen. Denke bei der zeitlichen Einteilung daran, wann Deine persönliche produktivste Zeit ist, oder wann Du am besten ohne Unterbrechungen arbeiten kannst. Aufgaben mit Fristen nicht zu kurzfristig einplanen, falls etwas Unerwartetes dazwischenkommt. Du hast eine unliebsame Aufgabe, die Du schon länger vor Dir herschiebst? Plane sie gleich zu Deiner "Prime-Zeit" am Angang der Woche ein, damit sie aus dem Weg ist. Man nennt das auch "Eat That Frog" Methode und man fühlt sich wie Goliath wenn man sie von der Liste abhaken kann!
• Fasse ähnliche Aufgaben, die nur eine kurze Zeitspanne haben zu einem Block zusammen. Das können z.B. Emails, Anrufe und Terminvereinbarungen sein.
• Verteile und kombiniere die restlichen Aufgaben so sinnvoll wie möglich. Ein Termin in der Stadt kann z.B. wunderbar mit Erledigungen und Besorgungen kombiniert werden.
• Vergiss Deine persönlichen Wünsche und Bedürfnisse nicht! Sport machen, meditieren, ein Buch lesen, sich fortbilden? Auch das muss einen Zeit-Block bekommen. Ebenso brauchen wir Pausen, Erholungszeiten und Me-Time.
• Du hast noch leere Zeit-Blöcke? Wunderbar! Lass sie frei für Unvorhergesehenes, um Aufgaben verschieben zu können, oder etwas von der Langzeit-ToDo-Liste zu bearbeiten.

Was Du jetzt als Ergebnis siehst, lässt Dich klar erkennen, ob Dein vorgenommenes Pensum zu schaffen ist, ohne dass Du am Ende der Woche reif für die Insel bist.

Übrige Aufgaben, aber keine Zeit mehr?

Überlege Dir folgendes:

• Wie wichtig ist die Aufgabe wirklich? Hat es Zeit bis nächste Woche? Wenn der Schuhschrank, wie in meinem Beispiel-Kalender, nicht ausgemistet wird, geht Rom auch nicht unter.
• Kann ich die Aufgabe delegieren? Das war z.B. eine meiner großen Hürden, weil ich nicht so gerne um Hilfe geben habe. Aber selbst ein älteres Kind ist durchaus in der Lage Aufgaben zu übernehmen!
• Kann anderswo Zeit eingespart werden? Ein weniger aufwändiger Essensplan kann hier schon Wunder bewirken, oder man kauft den Kuchen und bäckt nicht selbst.
  
• Gibt es grundsätzlich Möglichkeiten Dir die Aufgaben zu erleichtern? Sprich z.B. mit Deiner Familie, wie sie Dich unterstützen können oder vielleicht ist ein Saugroboter doch zuverlässiger? :D

Und wofür waren nun die TinySinn Notes oder Post-it gedacht?

Auf diese kleinen Helfer kommen z.B.:

• Erledigungen, die man auswärts abarbeiten muss. Der Zettel wird dann in die Handtasche gesteckt und dient als Gedankenstütze, dass nichts vergessen wird.
• Brain-Dump-Geschichten, die später auf die neue Wochen-ToDo-Liste wandern können oder auf den Einkaufszettel übernommen werden.
• Aufgaben, welche delegiert werden. Der Zettel wandert dann weiter zu der verantwortlichen Person.
• Mehrere kleine Aufgaben, die man zusammengefasst in einem Zeit-Block erledigen will.
• Telefonnummern, Email- oder Webadressen, die für eine Aufgabe benötigt werden

Bei uns liegen z.B. immer ein paar TinySinn Blöcke im Esszimmer, weil hier, am zentralen Treffpunkt der Familie, alle "Schnüre" zusammenlaufen. Niko braucht neue Sportschuhe, weil die alten drücken? Er schreibt es mir auf den Block und ich kann mich später darum kümmern und vergesse es nicht.

Noch ein paar Tipps zur besseren Zeit-Einteilung und Einschätzung

• Stoppt die Zeit! Wie lange dauert es eigentlich, wenn ich im Wohn- und Essbereich Ordnung mache, sauge und/ oder wische? Wenn sich unerwarteter Besuch angekündigt hat kann das ja durchaus mal super schnell gehen! :D
• Macht einen objektiven Wochenrückblick! Was lief gut? Wo waren Stolpersteine? Nur so kann man in Zukunft Verbesserungen machen.
• Vergesst nicht die Zeit für die Wochenplanung mit einzuplanen! Eine Stunde sollte es ungefähr sein, die man dafür blockt. Trinkt einen Kaffee dazu und bindet eventuell Familienmitglieder dazu ein. Bei uns ist das immer während dem Sonntagsfrühstück perfekt, wenn alle am Tisch sitzen. Dann fließen die Informationen und ich bleibe einfach hinterher noch sitzen und plane die kommende Woche.
• Vermeidet Multitasking! Sich auf eine Aufgabe voll zu konzentrieren bringt meist mehr, als viele angefangene Tasks vor sich zu sehen, aber nichts ist richtig fertig geworden. Das einzige Multitasking, was bei mir funktioniert ist, wenn Geschirrspüler und Waschmaschine laufen, der Saugroboter seine Runden fährt und ich währenddessen ein Buch lese! ;)
• Geht bewusst mit Eurer Zeit um und sagt auch mal NEIN, wenn jemand um einen "kleinen Gefallen" bittet.
• Stellt Ablenkungen ab! Smartphone raus aus dem Büro und voll konzentriert arbeiten spart Euch viel Zeit.
• Negatives mit Positivem verbinden! Keine Zeit zum Lesen, weil Hausputz ansteht? Dann wäre ein Hörbuch doch optimal!
• Vermeidet Perfektionismus! Ein schnell durchgesaugtes Wohnzimmer ist besser als gar nicht zu saugen und die Wohnung muss auch nicht immer wie in der Hochglanz-Zeitschrift aussehen.
• Findet den Grund für Prokrastination! Wenn Ihr eine Aufgabe schon seit Wochen vor Euch herschiebt muss das einen Grund haben. Fehlen Informationen, Know-How, Material, oder habt Ihr Bedenken es falsch zu machen? Wenn Ihr die Antwort darauf habt kann eine Lösung gefunden werden.
• Schlaft ausreichend! Ja, auch das sollte man einplanen, denn ein müder Geist vollbringt keine Wundertaten.
• Und last but not least: Be kind to yourself!

Die SinnWunder Kalendereinlagen für Time Blocking

Hier sind Zeitleisten enthalten, die Ihr für die Time Blocking Methode benötigt:

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